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E-Mails automatisch importieren

Admin · ~6 Minuten

Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie den automatischen E-Mail-Import einrichten: Sobald eine Rechnung per E-Mail eingeht, erkennt LirAI Next sie und importiert das Dokument direkt in Ihre Dokumentliste — ohne manuellen Upload.

Voraussetzungen

  • Rolle „Admin“ der Company
  • IMAP-Zugang zu einem E-Mail-Postfach (Hostname, Port, Benutzername, Passwort)
  • Das Postfach ist erreichbar (kein SMTP-Only-Account)

Schritt für Schritt

1. Mail-Import-Einstellungen öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen → E-Mail-Import (linkes Seitenmenü, Bereich „Integrationen“).

Platzhalter – Screenshot folgt: Einstellungsseite mit Menüpunkt E-Mail-Import

2. Neues IMAP-Konto verbinden

Klicken Sie auf „Konto hinzufügen“. Es öffnet sich das IMAP-Konfigurationsformular. Füllen Sie die Felder aus:

Feld Inhalt
IMAP-Host z. B. imap.example.com
Port 993 (SSL/TLS empfohlen) oder 143 (STARTTLS)
Benutzername Ihre vollständige E-Mail-Adresse
Passwort Das IMAP-Passwort des Postfachs

Sicherheitshinweis: LirAI Next speichert Ihr Passwort verschlüsselt (AES-256-GCM). Es wird ausschließlich für den IMAP-Abruf verwendet und nie im Klartext gespeichert oder übertragen.

Platzhalter – Screenshot folgt: IMAP-Konfigurationsformular mit Host, Port, Benutzername und Passwort

Klicken Sie auf „Verbindung testen“ — LirAI Next stellt eine Testverbindung her. Bei Erfolg erscheint eine grüne Bestätigung.

3. Ordner konfigurieren

Nach erfolgreicher Verbindung wählen Sie den Posteingangsordner, den LirAI Next überwachen soll. Standardmäßig ist INBOX vorausgewählt.

Tipp: Nutzen Sie einen dedizierten Ordner (z. B. LirAI-Import), wenn Sie nur bestimmte E-Mails importieren möchten. Richten Sie dafür in Ihrem E-Mail-Client eine Weiterleitungsregel ein.

Platzhalter – Screenshot folgt: Ordnerauswahl-Dropdown mit INBOX und weiteren Ordnern

Legen Sie außerdem fest, was nach dem Import mit einer E-Mail geschehen soll: als gelesen markieren (empfohlen) oder in einen Archiv-Ordner verschieben.

4. Automatischen Import aktivieren

Setzen Sie den Schalter „Automatischer Import“ auf aktiv und klicken Sie auf „Speichern“.

Platzhalter – Screenshot folgt: Schalter „Automatischer Import“ in der aktiven Position

LirAI Next prüft das Postfach ab sofort in regelmäßigen Intervallen (alle 5 Minuten) auf neue E-Mails. Erkannte Anhänge (PDF, JPG, PNG) werden automatisch als Dokumente importiert und die Extraction Cascade gestartet.

5. Import-Ergebnis prüfen

Wechseln Sie zur Dokumentübersicht. Neu importierte Dokumente erscheinen mit der Quelle „E-Mail“ und dem Status „Processing“ oder „Extracted“.

Platzhalter – Screenshot folgt: Dokumentliste mit einem neu importierten E-Mail-Dokument, Quelle „E-Mail“

Gut zu wissen

  • Nur Anhänge werden importiert — der E-Mail-Text selbst wird nicht verarbeitet.
  • Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG. Andere Anhangstypen werden ignoriert.
  • Mehrere Konten: Sie können mehrere IMAP-Konten verbinden (z. B. je ein Konto pro Abteilung).
  • Fehlerprotokoll: Unter Einstellungen → E-Mail-Import → Protokoll sehen Sie fehlgeschlagene Abrufversuche mit Fehlermeldung. Häufige Ursachen: abgelaufenes Passwort, IMAP deaktiviert, 2-FA-Anforderung des E-Mail-Providers (in diesem Fall ein App-Passwort verwenden).
  • Datenschutz: LirAI Next greift ausschließlich auf den konfigurierten Ordner zu — kein Zugriff auf andere Ordner oder Kontakte.

Nächste Schritte

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